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Espacio de almacenamiento de Salesforce: ¿Sabés cuáles son los límites?

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Espacio de almacenamiento de Salesforce: ¿Sabés cuáles son los límites?

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1 Feb, 2016

Cuando recién estamos empezando a usar Salesforce, el espacio parece ser suficiente e infinito, pero con el tiempo eso cambia. Las organizaciones vamos acumulando muchísima información y el espacio comienza agotarse y nos enfrentamos con la realidad: Salesforce tiene un espacio de almacenamiento limitado.

“El almacenamiento se divide en 2 categorías: archivos y datos. El primero incluye todos los documentos, imágenes y archivos que guardamos o adjuntamos en el sistema; y el segundo se corresponde a los registros almacenados de los distintos objetos con los que trabajamos. Las licencias Enterprise Edition -que son las que recibimos las organizaciones con la donación de Salesforce.org permiten almacenar 31 GB de archivos y 1 GB de datos por organización.”(*) (*)Fuente:Ayuda en Salesforce

¿Qué pasa cuando sobrepasamos ese límite? Nuestro ejecutivo de cuentas de Salesforce, se contacta con nosotros para informarnos cuál es el costo adicional que debemos abonar por el espacio extra.

¡Pero no desesperemos, que siempre hay una alternativa!

Podemos optar por invertir dinero en ampliar ese espacio de almacenamiento o bien podemos revisar nuestros datos e ir tomando algunas decisiones respecto a lo que hacemos con ellos (eliminarlos de Salesforce, archivarlos en copias de seguridad fuera de Salesforce o conservarlos).

Antes de invertir dinero en espacio extra  de almacenamiento,  hay algunas cosas que se pueden hacer. Para poder definir qué hacer, es fundamental que nuestras organizaciones entiendan y conozcan qué información están guardando, por qué y para qué quieren tenerla tenerla disponible.

En primer lugar, debemos conocer cómo se utiliza nuestro espacio de almacenamiento, es decir, en qué objetos estamos concentrando mayor cantidad de registros. Podemos acceder a esta información ingresando a Configuración> Administrar> Gestión de datos> Uso de almacenamiento. Allí se desplegará el cuadro indicando los porcentajes de almacenamiento para cada Objeto.

Con esta información podemos analizar cada objeto en profundidad a través de informes más puntuales. Por ejemplo: informes que nos permitan conocer la antigüedad de los registros de un mismo objeto.

Si encontramos que hay información que ya no es útil para tomar decisiones, o que ya no es importante para la organización, se puede eliminar.

 

Entre otras cosas, esa información puede ser:

  • Historiales de Envíos de Vertical Response de hace más de 2 años
  • Campañas – con sus respectivos Miembros de campaña-,  que se utilizaron para hacer envíos de email o acciones que ya no tiene información relevante
  • Archivos e imágenes adjuntas (recordemos que si bien esto se puede hacer, la función principal de Salesforce no es almacenar archivos).

 

También podemos encontrar información histórica, que si bien es importante para la organización, no es necesario tenerla disponible en el día a día laboral. Para eso, lo que les sugerimos es hacer un backup de esa información, guardarla en un lugar seguro y eliminar los datos de Salesforce. De esta forma, estaríamos liberando espacio de almacenamiento y conservando esa información histórica en caso de requerir algún análisis en el futuro.

Si ninguno de estos dos escenarios se adapta a la situación de tu organización, sí es importante invertir en espacio de almacenamiento. De esta forma, siempre tendrás la información disponible en el sistema que te ayudará a tomar las mejores decisiones y conocer mejor a tu público.

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Más vale prevenir que curar. 

Algunas buenas prácticas para cuidar nuestro espacio de almacenamiento:

  • Limpiar/desduplicar la Base de datos esporádicamente.
  • Revisar periódicamente los cuadros de “Uso de almacenamiento” para conocer qué objetos tiene mayor cantidad de registros.

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