¿Cuántas veces te encontraste buscando entre tus mails qué se definió sobre cierta tarea? ¿Cuántas veces interrumpiste a un compañero de tu organización para que te cuente en qué situación quedó una actividad (o le enviaste un mail por eso, engrosando su casilla de correo)? ¿Alguna vez duplicaste la misma acción que estaba haciendo otra persona? Te acercamos algunos consejos para mejorar estos errores comunes en nuestras organizaciones!
Como sabrán, desde Wingu siempre estamos investigando y probando nuevas herramientas. Desde hace más de un año que decidimos sumergirnos en el mundo de las metodologías ágiles y para eso, además de capacitarnos, no dejamos de buscar todo el tiempo herramientas que nos ayuden a dinamizar nuestros procesos.
Hoy les vamos a hablar sobre Trello, una de las tantas que probamos en Wingu!
Trello es una herramienta colaborativa que nos permite organizar proyectos. Es colaborativa, porque nos permite organizarlos entre muchas personas de nuestra organización o, incluso, entre diferentes organizaciones.
Además, es una herramienta visual, con solo un vistazo, nos permite comprender cuáles son los avances del proyecto, en qué tareas se encuentra trabajando el equipo, qué actividades se encuentran bloqueadas por alguna razón, etc. Por lo que se vuelve fundamental a la hora de realizar un seguimiento del proyecto de manera ágil y sencilla.
Podemos incluir etiquetas de colores, responsables de tareas, listas de subtareas en cada actividad, y muchas otras herramientas que nos ayuden a, con solo un vistazo, comprender el estado de avance del proyecto.
Asimismo, nos permite evitar cadenas de mails que luego perdemos de vista, y cuando necesitamos encontrarlas, usamos mucho tiempo en buscarlas. Al tener las tareas organizadas por tarjetas, las conversaciones de los involucrados se generan allí dentro, por lo que podemos volver a ellas muy fácilmente, permitiendo que la decisiones que tomamos sean visibles y claras para todos.
Desde Wingu las usamos para proyectos internos y también en proyectos que realizamos en conjunto con otras organizaciones como TECHO, Directorio Legislativo o Red de Comunidades Rurales. Esta es una experiencia que nos ha llevado a grandes resultados ya que cualquiera de las organizaciones involucradas puede comprender el estado de avance del proyecto, realizar comentarios de manera muy sencilla, y llegar a las reuniones que realizamos todos con la información necesaria, evitando reuniones interminables en las cuales cada uno cuenta qué está haciendo y aprovechando ese tiempo para pensar nuevas ideas que potencien los proyectos o ajustar próximas actividades.
Cada organización puede definir las columnas que necesita según cada proyecto, la clave se encuentra en limitar las actividades en progreso. Para eso lo ideal es tener un máximo, por ejemplo no más de 3 tareas en proceso. Para iniciar una nueva, deberemos finalizar otra. Eso nos permite enfocarnos en nuestras tareas, uno de los presupuestos básicos de las metodologías ágiles. Compartimos un video que los ayudará a comprender la importancia de estos principios, no se lo pierdan!
Y, ¿por qué les contamos sobre Trello? No porque sea nuestra preferida (aunque está en el Top Five de favoritos), usamos también otras como Asana. Creemos que no hay una herramienta que sea mejor que otra, sino que cada una atiende necesidades diferentes.