En un mundo globalizado, con realidades turbulentas, cambiantes y competitivas, la realidad financiera de las organizaciones de la sociedad civil hace que pongamos nuestro foco en resolver los problemas del día a día, y cueste enfocarnos en una clara planificación económica a largo plazo. Las organizaciones necesitan volverse más profesionales, transparentes y creativas, aportando claridad a su misión social.
Para poder cumplir con estos objetivos de una manera más simple y ordenada existen sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), siglas en inglés para sistema informático destinado a la administración de recursos en una organización.
Este tipo de sistemas de administración nos permiten generar información financiera y contable en forma oportuna, habitual y útil para optimizar la toma de decisiones, así como los recursos y mejorar los resultados.
Uno de los ERPs más importantes en el mundo es Netsuite, que nos permite clasificar y subclasificar nuestra información, de acuerdo a las necesidades de nuestra organización y nuestros donantes. Esta empresa otorga licencias gratuitas a organizaciones sociales para poder utilizar ese sistema sin costo.
Toma de decisiones–Información centralizada
Quienes trabajamos en el área administrativa de una organización, sabemos que los componentes indispensables son la contabilidad, las finanzas y los impuestos. La toma de decisiones en la organización se basa en la información que tenemos disponible en cada momento. Al utilizar un programa de ERP, como es NetSuite, podremos ejecutar informes con la información que se encuentra ingresada en el sistema en tiempo real, y así tomar decisiones de manera más simple y rápida.
Además, se pueden realizar diferentes tipos de informes dado que se encuentra toda la información en un sólo lugar y ya no hay que manejarse con una decena de archivos diseminados por varias computadoras y usuarios.
“Con una carga de datos detallada, se pueden obtener informes clarísimos, completos y muy versátiles, con las distintas necesidades que pueden tener los interesados: financieras, económicas, por centros de costos, comparativas, las posibilidades parecen infinitas. Siempre se pueden descubrir bondades del sistema, y hay una mesa de ayuda excelente, donde responden muy amablemente y casi de inmediato, preocupándose también por dejar el problema resuelto.” Carola Amarillo de Asociación Civil El Arca sobre Netsuite.
Las ventajas de trabajar con un ERP como Netsuite son:
Netsuite modificó el flujo de procesos operativos de Administración y Finanzas de TECHO ARGENTINA, brindándonos la capacidad de trabajar mas eficientemente y responder con dinamismo ante las inquietudes de nuestros agentes internos y externos. Hoy somos dadores de información que apuntalan la toma de decisiones de nuestra organizacion. Es un antes y un después en la estrategia organizacional de la OSC en materia administrativa.” Ezequiel Cruz, TECHO – Argentina.
¿Qué mejoras tendré en mis procesos administrativos-financieros?
El momento clave: la carga de información
Un punto importante a tener siempre presente para poder aprovechar todas estas ventajas, es la manera en que se realiza la carga de la información. En esta instancia, quienes trabajen con el sistema deberán ser conscientes, responsables y prolijos para que el sistema nos ayude a obtener en poco tiempo informes y reportes de gestión completos y fiables.
¿Quién no ha corrido tras la liquidación y posterior presentación de usos de recursos por proyectos financiados? Partiendo desde una base de datos prolija y con objetivos claros, la adopción de un sistema de administración nos ayudará a ahorrar tiempo y ser más eficientes. Con estos sistemas, los diferentes integrantes de la organización pueden tener acceso a la información que precisan de acuerdo a las tareas que realizan en el día a día.