«¿Cuándo cumple años María?», pregunta la Directora de Recaudación de Fondos. El equipo se queda en silencio. Nadie conoce la respuesta. «María es la primera donante mensual de la organización, desde hace 10 años. Ella nos donó por primera vez el día de su cumpleaños. Es importante que le enviemos un regalo por su compromiso», explica la Directora. El equipo se pone manos a la obra y pronto se da cuenta que encontrar la información de las donaciones de hace más de 3 años es casi una misión imposible. Las bases de datos están en un surtido de Excel repartidos en diferentes computadoras.
En esa época, no todos anotaban los datos de las donaciones. Hay muchos excel repetidos y además trabajaron diferentes voluntarios en esas bases de datos, por lo que no todas tiene los mismos criterios de filtros y colores. Después de un día entero de trabajo investigando planillas, el equipo llega a la conclusión que el cumpleaños de María es la semana próxima.¿El tiempo y esfuerzo de este equipo de recaudación no debería estar enfocado en mejorar la relación con los donantes?
¿En pensar un buen regalo para María?
¿O en ser detectives de información?Si tú equipo de recaudación de fondos trabajan como detectives, la información no está ordenada para su labor. En ese caso, la tecnología está de nuestro lado para ayudarnos a resolver esta cuestión. Centralizar la información, en un CRM (gestor de relaciones con clientes) nos permite tener todos los datos siempre disponibles, ordenados y realizar automatizaciones de correos electrónicos para no olvidarnos de ningún cumpleaños.
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