Conocer y aplicar las buenas prácticas en la gestión de proyectos nos permite aumentar las posibilidades de éxito. Cuando un proyecto es exitoso, decimos que cumplió sus objetivos, y quienes trabajamos en la gestión de proyectos, sabemos que ese punto es extraordinario.
Pero, ¿qué son buenas prácticas?
Cuando hablamos de buenas prácticas nos referimos a aquellas acciones que resultan ser las mejores de entre todas las que cada profesional realiza. Una buena práctica puede ser una actividad muy sencilla como también un conjunto de acciones de mayor complejidad y magnitud.
Aquí te dejamos un breve listado de acciones consideradas buenas prácticas:
1. Definir el alcance de proyecto y documentarlo
Es sumamente importante poder definir el alcance, dado que podremos planificar costos, recursos y tiempo. Para lograr esto, es muy importante tener en claro el objetivo final, saber la cantidad de personas que participarán del proyecto, el tiempo que llevaría su ejecución y, tema no menor, entender cómo se sustentará económicamente. ¿Contamos con fondos de cooperación? ¿Las donaciones son suficientes? ¿Debemos hacer una activación comunicativa para reunir fondos? Todas esas preguntas suelen surgir, y hay que definir qué pasos se realizarán.
Asimismo, se recomienda asignar una persona responsable por cada tema, para asegurarnos que se realice correctamente. Para formalizar esta asignación de tareas y documentar el inicio del proyecto, conviene realizar un llamado telefónico de 20 minutos, una reunión corta, o algún tipo de sesión en la que se formalice este hito como tal. De esta manera, las personas involucradas serán informadas sobre el plan macro, con fechas estimativas y roles de cada una.
Toda la información relacionada al proyecto, el cronograma macro, las personas involucradas y responsables, la forma de financiación, el objetivo que se quiere lograr, y demás temas que se consideren apropiados para documentar, quedarán en escritos en una planilla. Se pueden buscar plantillas en internet, existen algunas específicas de Microsoft Office que nos pueden ayudar.
2. Armar una estructura de desglose del trabajo
En esta instancia definiremos las actividades necesarias para realizar el producto final. Podemos arrancar con técnicas como las de brainstorming o mapas mentales, aunque básicamente se trata de hacer una lista de acciones o actividades. Se pueden ir colocando en post it para facilitar luego la agrupación en base a los criterios que definamos. El objetivo del desglose es hacer una descomposición de actividades agrupadas por jerarquías y dependencias, para establecer un plan macro de trabajo. Al realizar esta tarea, vamos a tener un poco más de claridad sobre las partes en las que podemos dividir el proyecto para poder gestionarlo.
3. Monitorear el seguimiento, riesgos y oportunidades
Una vez que haya comenzado a ejecutarse el proyecto, nuestra tarea es hacer el seguimiento del plan acordado, y monitorear el avance real contra el avance proyectado tanto en tiempos, costos y alcance. Es importante poder contar con reportes de avance de las personas ,involucradas. Probablemente se presenten riesgos, los cuales hay que identificarlos, tipificarlos, determinar la probabilidad de impacto (alta, media o baja) como así también identificar el impacto (alto, medio o bajo). Una vez finalizada esta tarea, se pueden determinar los riesgos de impacto negativo y positivo para el proyecto, los cuales algunos de ellos podrían explotarse como potenciales oportunidades.
4. Gestionar recursos, herramientas y comunicaciones
La planificación del proyecto resulta inútil si no es comunicada correctamente a todo el equipo, como así también a todas las partes involucradas. Los cronogramas, los riesgos, los avances, toda la información que comprende al proyecto, se debe informar a todo el equipo involucrado. Para lograr esto, es necesario contar con herramientas comunicativas como pueden ser el correo electrónico, whatsapp, o simplemente una reunión presencial.No olvidemos que los recursos que participan del proyecto son personas, y requieren de conversaciones, propiciar un clima óptimo de trabajo y atender necesidades. Gracias a ellas, se desarrollan los proyectos y ejecutan eficientemente los mismos.
Para finalizar, te dejamos un último “project tip”. Recomendamos siempre hacer presentaciones que contengan información acotada y concreta, y preferentemente con gráficos. Siete diapositivas en una presentación, siete líneas de texto por cada filmina, y no más de 7 palabras por cada línea. Esta regla nos facilita que haya mayor recordación sobre la información presentada.
El seguimiento de estas prácticas no puede garantizar el éxito del proyecto pero seguramente nos dará una mejor chance de éxito. ¡La confianza, voluntad y energías positivas serán siempre ¡nuestras mejores aliadas!
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Por Laura Matarrese para Wingu