A menudo escuchamos frases tales como “una buena base de datos es clave para nuestra organización”, “una buena base de datos es el éxito de una campaña”, “la base de datos tiene que ser pensada de forma estratégica”, “hay que cuidar la base de datos», etc. Si bien todas ellas son son acertadas (¡y mucho!), es cierto que al escucharlas tantas veces pueden llegar a convertirse en frases hechas, vacías y pocos se detienen a explicarnos por qué es realmente importante una Base de Datos y la necesidad de cuidarlas y pensarlas estratégicamente.
¿Qué es una Base de Datos?
Una Base de Datos (BD), es un conjunto de datos sobre un determinado objeto. Los datos que conforman una BD pertenecen todos a un mismo contexto, se almacenan de forma sistemática y, lo que es verdaderamente importante, pueden ser utilizados por varias personas.
Al estar organizados de forma sistemática, este conjunto de datos se convierten en información para quien los utiliza, analiza y procesa. Con esto, ya podemos comenzar a llenar de contenido aquellas frases que en principio nos parecían “hechas y vacías”. Contar con una BD ordenada, nutrida y pensada estratégicamente es fundamental para contar con información valiosa, verdadera y actualizada sobre los objetos o fenómenos en los que estamos interesados. Nos permitirá conocerlos con mayor profundidad o tomar decisiones acertadas.
¿Para qué una Base de Datos?
Pensemos en una BD de donantes, beneficiarios, voluntarios o instituciones con las que nos relacionamos a diario en nuestras organizaciones. Es importante tener información actualizada de cada uno de ellos para no perder de vista cómo son, cómo evolucionan sus relaciones, sus comportamientos y los cambios que realizan.
Esta información puede ser útil para pensar en campañas para que los donantes continúen interesados en nuestra organización o aumenten sus donaciones; conocer las necesidades de nuestros beneficiarios para crear programas que respondan a sus necesidades más inmediatas; conocer las aptitudes de nuestros voluntarios para generarles valor o saber en qué áreas pueden aportarle a ellos valor a nuestras organizaciones, entre otras cosas.
Todo esto, nos permitirá entonces ser más acertados en nuestras decisiones y en nuestras acciones. Trabajaremos de forma más eficiente y tendremos mejores resultados y mayor impacto.
Una Base de Datos puede ayudarte a: administrar mejor la información, ahorrar tiempo y costos, y mejorar tu productividad
¿Cuándo recolectar Datos?
Uno de los principales desafíos para la mayoría de las organizaciones es crear y mantener el orden de su información. Muchas piensan que trabajar con una BD prolija y nutrida requiere una inversión grande de recursos y que solo pueden hacerlo organizaciones con grandes estructuras, pero es importante saber que esto puede realizarse de forma sencilla y sin una gran inversión. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y presupuesto pueden tener una buena BD.
En las organizaciones, la circulación de información es constante. Todo el tiempo, a veces más o a veces menos conscientes de ello, estamos recolectando datos que podemos volcar en una BD para su posterior uso, no sólo en los grandes eventos.
¿Cuáles son las instancias más comunes de recolección de datos? Cuando atendemos consultas telefónicas, cuando realizamos la venta de algún servicio o entradas a un evento, cuando colocamos un formulario en nuestra página web, cuándo las personas se inscriben en algún taller, curso o charla, cuando se hacen reservas de turnos en una recepción, cuando agendamos un contacto en nuestras libretas de direcciones del mail, en todos aquellos lugares en donde interactuamos con personas que tienen algún interés o relación con nuestra organización.
De nada sirve generar información si no la tenemos organizada, accesible y ordenada, o si cada vez que una persona de la organización se va perdemos todos los contactos, o la información de toda la organización está en la cabeza de nuestros empleados.
Son tantas las instancias en donde recolectamos datos, que es fundamental que todos en la organización entendamos la importancia de esos datos y tengamos un lugar común en dónde colocarlos de forma sistemática y sencilla, pero sobre todo con mucha consciencia.
Si todos en la organización colaboramos en la alimentación de la BD, el potencial de la misma crece a pasos agigantados.
7 Claves para crear nuestra Base de Datos
1-Determinar la finalidad de la BD. ¿Para qué vamos a utilizar la BD? ¿Va a ser una base de consulta de información histórica o una base donde los datos se puedan actualizar? ¿Va a ser una base de datos para hacer campañas, envíos de emails? Conocer cuál será la finalidad de la BD nos orientará en relación a la definición de qué datos que vamos a recolectar. No siempre necesitamos registrar una gran cantidad de datos y en muchos casos nos embarcamos en la creación de una BD muy extensa, pero ¿realmente necesitamos tanta información? Hay que tomarse un tiempo para definir y pensar la BD en función de la información que ya existe en la organización y en la que podemos recolectar en las distintas instancias. Es importante pensar no sólo en lo que hacemos actualmente con los datos, sino en lo que querremos hacer en el futuro, a dónde queremos llegar y crecer.
2-Definir herramientas de recolección de datos. Pensar en la utilidad de la BD también nos dará un indicio de la instancia en la que se recolectarán los datos, en la cantidad de personas que trabajarán sobre esa BD y en la mejor herramienta para plasmar esos datos. Una BD puede plasmarse en distintos formatos. Esto varía en función de los datos y las necesidades de las organizaciones. Algunas prefieren tenerlas en papel y otras prefieren digitalizarlas. Cada una de ellas tiene sus pro y sus contra. Una BD digitalizada en una hoja de cálculo por ejemplo, tiene infinitas ventajas en cuanto a su reproducción, su trabajo en colaborativo y en simultáneo, el acceso desde distintos lugares si se encuentra online, y permite la sistematización y análisis de datos de forma sencilla.
3-Dividir la información. Como decíamos antes, una BD recolecta información relativa a un objeto o entidad en particular. Es importante que podamos reconocer las distintas entidades sobre las que vamos a tener información para poder ordenar y dividir las tablas de la BD. Por ejemplo, en caso de trabajar con beneficiarios y programas, mínimamente vamos a tener dos tablas: una para los programas y otra para los beneficiarios.
4-Pensar en los accesos de los usuarios y la seguridad de la BD. Tenemos que definir qué tipo de acceso tendrán los usuarios a la BD, cómo estarán relacionadas entre sí, etc.
5-Capacitar a los recolectores de datos. Una vez que las BD están creadas y listas para usar, se las suele dejar disponibles a los recolectores de datos sin más. Es importante tomarse el tiempo para conversar con ellos y guiarlos en su uso. Explicarles el por qué de los datos requeridos, para qué se utilizarán, cómo deben completarse y transmitirles la importancia de su trabajo para la organización y cómo impacta en el trabajo del resto.
6-Monitorizar y actualizar la BD. Periódicamente es recomendable revisar las BD para verificar que aún son funcionales a nuestros objetivos o necesitan algún tipo de actualización en función de los cambios del objeto de estudio o a la experiencia de quienes trabajan con ella.
7-Tener un buen sistema de Backup
Siguiendo estos pasos estaremos en el camino de pensar estratégicamente nuestras BD. Tener una buena BD ordenada y sistematizada es importante para nuestra organización. Nos permitirá poder tomar decisiones de forma inteligente y eficaz ya que conoceremos en profundidad aquellas situaciones y entidades que nos interesan. Es importante tener presente que la circulación de información en nuestras organizaciones es constante y que debemos estar atentos para captar la información que sea clave para nosotros.
Te invitamos a que veas el Webinario “Datos I: Los datos como la base de una estrategia en mi ONG” realizado el pasado 20/05/2014 para profundizar sobre este tema y conocer consejos prácticos para pensar y construir tu BD. Si tenés consultas o necesitás asesoramiento sobre Bases de Datos, no dudes en consultarnos haciendo click acá.