A menudo escuchamos frases tales como “una buena base de datos es clave para nuestra organización”, “una buena base de datos es el éxito de una campaña”, “la base de datos tiene que ser pensada de forma estratégica”, “hay que cuidar la base de datos”, etc. Si bien todas ellas son acertadas (¡y mucho!), es cierto que al escucharlas tantas veces pueden llegar a convertirse en frases hechas, vacías y pocos se detienen a explicarnos por qué es realmente importante una base de datos en una ONG y la necesidad de cuidarlas y pensarlas estratégicamente.
¿Qué es una Base de Datos?
Una base de datos (BD) es un conjunto de datos sobre un determinado objeto. Los datos que conforman una BD pertenecen todos a un mismo contexto, se almacenan de forma sistemática y, lo que es verdaderamente importante, pueden ser utilizados por varias personas. Al estar organizados de forma sistemática, este conjunto de datos se convierte en información para quien los utiliza, analiza y procesa.
Contar con una BD ordenada, nutrida y pensada estratégicamente es fundamental para contar con información valiosa, verdadera y actualizada sobre los objetos o fenómenos en los que estamos interesados. Nos permitirá conocerlos con mayor profundidad o tomar decisiones acertadas.
¿Para qué una Base de Datos en una ONG?
Pensemos en una BD de donantes, beneficiarios, voluntarios o instituciones con las que nos relacionamos a diario en nuestras organizaciones. Es importante tener información actualizada de cada uno de ellos para no perder de vista cómo son, cómo evolucionan sus relaciones, sus comportamientos y los cambios que realizan.
Esta información puede ser útil para:
- Pensar en campañas para que los donantes continúen interesados en nuestra organización o aumenten sus donaciones.
- Conocer las necesidades de nuestros beneficiarios para crear programas que respondan a sus necesidades más inmediatas.
- Conocer las aptitudes de nuestros voluntarios para generarles valor o saber en qué áreas pueden aportarle a ellos valor a nuestras organizaciones.
Todo esto nos permitirá ser más acertados en nuestras decisiones y acciones, trabajar de forma más eficiente y obtener mejores resultados y mayor impacto.
Ventajas de una Base de Datos en una ONG
Una base de datos puede ayudarte a:
- Administrar mejor la información.
- Ahorrar tiempo y costos.
- Mejorar tu productividad.
¿Cuándo recolectar Datos?
Uno de los principales desafíos para la mayoría de las organizaciones es crear y mantener el orden de su información. Muchas piensan que trabajar con una BD prolija y nutrida requiere una gran inversión de recursos, pero esto puede realizarse de forma sencilla y sin una gran inversión. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y presupuesto, pueden tener una buena BD.
¿Dónde recolectar datos? Instancias más comunes
Las instancias más comunes de recolección de datos incluyen:
- Atender consultas telefónicas.
- Venta de servicios o entradas a eventos.
- Formularios en la página web.
- Inscripción en talleres, cursos o charlas.
- Reservas de turnos en una recepción.
- Agenda de contactos en libretas de direcciones del mail.
Es fundamental que todos en la organización entiendan la importancia de esos datos y tengan un lugar común donde colocarlos de forma sistemática y sencilla.
7 claves para crear la Base de Datos de tu ONG
- Determinar la finalidad de la BD: Definir para qué vamos a utilizar la BD.
- Definir herramientas de Recolección de Datos: Pensar en la utilidad de la BD y las herramientas para plasmar esos datos.
- Dividir la información: Reconocer las distintas entidades sobre las que vamos a tener información.
- Pensar en los accesos de los Usuarios y la Seguridad de la BD: Definir qué tipo de acceso tendrán los usuarios a la BD.
- Capacitar a los recolectores de datos: Explicar la importancia de su trabajo y cómo deben completarse los datos.
- Monitorizar y actualizar la BD: Revisar periódicamente las BD para verificar su funcionalidad.
- Tener un buen sistema de backup.
Siguiendo estos pasos estaremos en el camino de pensar estratégicamente nuestras bases de datos en una ONG. Tener una buena BD ordenada y sistematizada es importante para nuestra organización.
Nos permitirá tomar decisiones de forma inteligente y eficaz, conociendo en profundidad aquellas situaciones y entidades que nos interesan. Es importante tener presente que la circulación de información en nuestras organizaciones no gubernamentales es constante y que debemos estar atentos para captar la información que sea clave para nosotros.