En la actualidad el email es una de las herramientas más populares en internet, a través de su uso, miles de ONGs comunican información valiosa, recaudan fondos, aumentan su base de contactos y expanden sus misiones. En esta ocasión, les acercamos 5 consejos para tener en cuenta a la hora de realizar sus envíos de email.
1) Definir el Objetivo y Público
Primero debemos pensar para qué queremos realizar un envío, ¿afianzar el vínculo con nuestros contactos para en algún tiempo pedirles donaciones? ¿Mostrar nuestro trabajo a los socios o amigos de la organización para que sigan donando? ¿Compartir materiales que genera la organización? ¿Concientizar sobre una temática?
Luego, debemos pensar a quién vamos a dirigirnos. Según el objetivo planteado podremos optar por personas que ya tengamos en nuestra Base de Datos, nuevos contactos que recolectemos, etc. Lo importante es tener en claro a quién realizaremos cada envío que planifiquemos y qué información necesitamos de las personas.
2) Brindar la opción de Suscripción
Si el objetivo implica hacer crecer nuestra base de datos, nunca debemos olvidar agregar un link de suscripción y difundirlo en la web y redes sociales de nuestra organización. Si el contenido que ofrecemos es interesante, nuestra lista de contactos crecerá mes a mes.
La mayoría de las herramientas de email marketing brindan formularios de OPT IN. Estos son formularios que podemos pegar en nuestra página web o redes sociales para que las personas dejen sus datos. Todas las personas que completen el formulario ingresarán automáticamente a nuestra lista de correos, por lo que podremos enviarles campañas a cada vez más personas interesadas en nuestro contenido.
3) Orientar el Contenido
En el mundo del email marketing es muy importante que nuestra base de datos de contactos sea constantemente alimentada con información relevante para que logren conectar con nuestra organización. Principalmente, la estrategia consiste en segmentar los contactos y construir nuestros emails dependiendo del objetivo específico, por ejemplo, emails para recaudar donaciones, captar voluntarios, ofrecer capacitaciones, enviar invitaciones a eventos o crear una campaña de concientización. Recuerden que la idea central es enviar el contenido correcto al grupo correcto en el momento correcto.
Debemos tener siempre presente a quién le estamos escribiendo (nuestro público) y definir qué tipo de información publicaremos en los espacios online según los objetivos planteados. Si buscamos concientizar sobre una temática, tenemos que publicar información de manera escalonada, comenzar por cuestiones básicas y luego ir introduciendo mayor complejidad. Si nuestro objetivo es comunicarnos con nuestros donantes, el contenido deberá orientarse a mostrar las actividades, logros y programas de la organización.
No olviden planificar el contenido de manera anual o mensual, esto les permitirá organizarse y brindar una lógica a lo largo del tiempo para fidelizar a los contactos. Además, compartan el tema del que hablarán en los espacios online con todo el equipo de trabajo de la organización, esto los ayudará a recibir materiales, consejos e información que pueden ser útiles para alimentar los contenidos.
4) Pensar un Asunto Creativo
El Asunto es otro punto sumamente importante en nuestros envíos de email, ya que dependiendo de lo que diga, nuestros contactos decidirán abrir o no el email. Es recomendable utilizar un asunto corto y conciso que describa los aspectos más relevantes de nuestro email. En este ejemplo resaltamos los aspectos más importantes: la capacitación es gratuita, online y para ONGs.
Muchos boletines mensuales de organizaciones llevan de asunto “Boletín de Marzo”, los invitamos a que utilicen otros recursos que inviten a la lectura. Pueden basarse en el contenido, por ejemplo: “Mirá todo lo que pasó en la huerta este mes”, “Te presentamos los resultados del 2013”, “200 familias ya tienen acceso al agua”, etc.
Test A/B: Les recomendamos realizar pruebas para comprender cómo funcionan los asuntos de los emails que envían. Dividan sus listas de contactos en dos y envienles el mismo email pero con asuntos diferentes. Luego pueden ver cuál logró mayor porcentaje de apertura y utilizar dicho asunto en los próximos envíos.
5) ¡Medir y Mejorar!
Las herramientas de e-mail marketing nos permiten realizar todo tipo de mediciones. Es sumamente importante que estemos atentos a los resultados de cada campaña para entender su impacto y mejorar en las próximas. Podremos evaluar información de las campañas de emails, entender cuántas personas abrieron el correo, cuántos hicieron click en los links que enviamos, se desuscribieron o les rebotó el mensaje.
En una buena campaña, consideren que: deberían obtener más del 20% de apertura de email, lograr más del 10% de click dentro del email, obtener menos del 1% de rebote de nuestra base de datos y el porcentaje de cancelaciones en las suscripciones debe ser menor del 1%.
Es importante tener en cuenta que algunas plataformas, como Gmail, descargan las imágenes de nuestros emails en sus servidores para filtrar amenazas. Esto puede generar conflictos en la lectura de algunas estadísticas, indicando por ejemplo un alto nivel de apertura en Estados Unidos (allí se alojan los servidores), que no refleja el país de nuestros lectores. Además, la información sobre múltiples aperturas puede no ser exacta.